Bestanden opslaan "in the cloud"

Er wordt de laatste tijd veel gesproken over het opslaan van bestanden "in the cloud". Het is een handig alternatief van de USB-stick met als voordeel dat hij niet kwijt kan raken of kapot kan gaan, maar als nadeel dat de NSA alles kan meelezen ;-). Maar daar is ook wat aan te doen met een versleutelingsprogramma.
In the cloud betekent natuurlijk gewoon op het Internet, en een aantal firma's biedt voor particulieren een gratis opslagruimte aan, waaronder Microsoft met zijn Skydrive (die binnenkort anders gaat heten), Dropbox en Google met de Google Drive. Google Drive biedt 5 Gb aan opslagruimte en voor Gmail gebruikers is dat maar 1 muisklik verwijderd van het bekende Gmail scherm. Er zijn bij Google Drive 2 mogelijkheden: automatische synchronisatie van bepaalde mappen op je PC met de Google Drive, of incidentele handmatige backup van bestanden. Bij die 2e mogelijkheid bestaat natuurlijk het gevaar van vergeten een backup te maken, maar om te zien hoe het systeem werkt is het wel handig. In een 2e artikel zal ik de automatische backup behandelen.

We starten de Internet browser (Internet Explorer, Google Chrome of Firefox) en gaan naar Gmail:

Dan klik je naast het woord Gmail in de zwarte balk op "Drive". Dat brengt je bij een 2e venster, naast het Gmail venster:

 

Daarin staat prominent een uitnodiging om Google Drive for PC te downloaden. Dat is nodig voor die automatische synchronisatie die we nu niet gaan doen, dus die uitnodiging kan worden gesloten met het kruisje aan de rechterkant:

In het plaatje hieronder staan een paar belangrijke knoppen: de Upload knop (dat streepje met het pijltje omhoog erboven) en de knop om een nieuwe map in de Google Drive aan te maken (dat mapje met een + teken erin)

 Het is handig om in de Google Drive een paar aparte mappen te maken, als je alles (documenten, foto's, mp3 bestanden etc.) zomaar in de Google Drive zet, verlies je snel het overzicht. Ik maak voor het voorbeeld dus eerst een mapje Meterstanden. Daarin kun je de meterstanden van gas, licht en water opbergen. Klik dus eerst op dat mapje met het + teken, dan zie je dit:

Je zet in het vakje waar New Folder staat Meterstanden en klikt op Create.

Dat mapje staat dus nu bovenaan de lijst met bestanden (die nu nog leeg is!). We gaan nu een bestand aan dat mapje toevoegen. We moeten eerst het mapje Meterstanden openen in de Google Drive (1x klikken op de titel Meterstanden) Dan op de knop uploaden (pijltje omhoog) klikken, je ziet dan 2 mogelijkheden: Files... en Enable folder upload. Die laatste mogelijkheid werkt alleen als je Google Chrome als Internet Browser gebruikt (dat heeft Google handig bedacht), maar in dit voorbeeld gaan we 1 bestand uploaden, dus we klikken op Files...

Daarna komt er een dialoogvenster:

We navigeren naar onze map meterstanden op de PC (die staat in de map Documenten) en daar klikken we het gewenste bestand aan, in dit geval meterstanden augustus, en we klikken op Openen. Daarna gaat Google Drive dat bestand uploaden naar "the cloud". Als het klaar is, zie je de volgende melding:

Je ziet dus op verschillende plekken dat het bestand "meterstanden augustus.doc" in de map meterstanden is geplaatst. Bij het venster rechtsonder zie je nog de mogelijkheid "share" staan. Die moet je alleen aanklikken als je dit document wilt delen met anderen, maar we willen de toegang tot dit bestand niet delen, dus we klikken die knop niet aan. Je kunt je Google Drive verdelen in een privé deel en een publiek deel, maar voor het delen van b.v. fotobestanden zijn wel weer andere mogelijkheden, dus we houden de hele Google Drive privé. Als je op het bestand meterstanden augustus.doc klikt, wordt het geopend en krijg je in dit geval dit te zien:

Voor de meeste bestandsformaten kun je in Google Drive meteen het bestand inzien, dus ook b.v. voor Excel bestanden, alle fotobestanden etc. Rechtsonder staan weer knoppen, zoals Share en Download. Je kunt dus vanuit dit venster het bestand weer downloaden naar de computer. Met het kruisje rechtsboven kan dit voorbeeldvenster weer worden gesloten. Als je dan op de More knop klikt in het rijtje achter het rode woord Drive, komt er een lijstje met alle mogelijkheden voor dit bestand naar voren:

Daarmee kan dit bestand b.v. ook worden gedownload (terug naar de PC), of gedeeld met anderen (share), overgebracht naar een andere map op Google Drive (Move to), een andere naam geven (Rename) etc.

Succes met het gebruik van de Google Drive!

Als je liever in het Nederlands werkt, kun je met de knop Settings (dat tandwiel rechtsboven op de pagina) klikken en in het menu op Settings klikken, daarna kun je de taal aanpassen. Let er ook op dat je de juiste tijdzone (Amsterdam) hebt geselecteerd, anders krijg je verkeerde tijden die aan de bestanden worden toegevoegd. My Drive heet dus nu Mijn Schijf of 我的硬盘 als je Chinees als taal hebt gekozen.